在商务沟通和官方往来中，函作为一种正式的文书形式，扮演着极为重要的角色。它不仅是信息传递的媒介，更是展现单位专业性和个人素养的窗口。本文将详细解析函的标准格式，并通过一个具体的范文来说明，同时对文档中的字体大小做出规范建议。

函的格式详解

一封标准的函件通常包含以下几个部分：标题、称谓、正文、结尾敬语、落款以及日期。每一部分都有其特定的书写规范和注意事项。

1. 标题

标题应简明扼要地概括函件的主题或主要内容。一般位于页面顶部中央，字体稍大以突出重点，如“关于合作项目的商洽函”。

2. 称谓

称谓是对接收函件单位的尊称，应写在标题下一行，顶格书写，如“尊敬的XX公司/部门领导”。

3. 正文

正文是函的核心部分，需条理清晰、语言正式，具体说明发函的原因、事项或请求等。每段开头可适当缩进两字符，保持段落间的分明。

4. 结尾敬语

正文结束后，常用“此致”、“敬请”等词作为过渡，随后另起一行写上“敬礼”或其他适当的结束语，表达礼貌与尊重。

5. 落款

落款即发函单位的全称或个人姓名，位于敬语下方右侧，根据具体情况可加盖公章或手写签名。

6. 日期

在落款下方注明发函日期，格式通常为“年月日”，确保准确无误。

范文示例

【关于召开年度总结会议的通知】

尊敬的各部门同事：

为回顾过去一年的工作成绩与不足，规划新一年的发展目标，公司定于XXXX年X月X日在第一会议室召开年度总结大会。请各位准时参加，并提前准备好本部门的汇报材料。会议议程详见附件。

此致

敬礼！

[公司名称]

[发布日期]

字体大小规范

为了确保文档的专业性和可读性，建议采用如下字体大小设置：

  • 标题：小二号（或相当于四号加粗），以增强醒目度。
  • 称谓、正文、落款及日期：小四号，保持阅读舒适性。
  • 特殊标注或强调正文：可以使用五号或更小字号加粗处理，但应适度，避免影响整体美观。

遵循上述格式和字体大小的规定，可以有效提升函件的专业形象，促进有效的书面交流。