告知函是企业、机构或个人在需要向对方传达某种信息、通知或要求时使用的一种书面形式。它通常用于正式场合，以确保信息的准确传达和接收方的明确理解。告知函的格式一般包括以下几个部分：
标题
告知函的标题应简明扼要，能够概括函件的主要内容。例如：“关于XX事项的告知函”。
称呼
在标题下一行顶格写上收件人的姓名或单位名称，后加冒号。如果是个人，可以写“尊敬的XX先生/女士”；如果是单位，可以写“尊敬的XX公司/部门”。
正文
正文是告知函的核心部分，应详细阐述需要告知的事项。内容应清晰、具体，语言应礼貌、正式。如果涉及多个事项，可以使用序号或段落分隔，以便于阅读。
结尾
在正文结束后，另起一行写上结束语。常用的结束语有“此致”、“敬礼”等，也可以根据具体情况选择合适的结束语。
落款
在结束语下一行偏右位置写上发件人的姓名或单位名称，并在其下方注明日期。如果是个人，还可以加上联系方式。
附言
如果有需要补充说明的内容，可以在落款之后另起一行写上“附言”，然后详细说明。
下面是一篇告知函的范文：
关于XX事项的告知函
尊敬的XX公司：
您好！
我代表XX公司就XX事项向您发出此份告知函。具体内容如下：
- XX事项的背景和原因；
- 我方对此事项的看法和立场；
- 我方希望贵方采取的行动或措施；
- 如果贵方有任何疑问或需要进一步沟通，请随时与我们联系。
感谢您对此事的关注和支持。我们期待与您共同解决问题，共创美好未来。
此致
敬礼
[发件人姓名/单位名称]
[日期]
[联系方式]
以上是一篇标准的告知函格式及范文，希望能对您有所帮助。在实际使用时，请根据实际情况调整内容和格式。