在商务沟通中，回复函是一种常见的书面交流形式。无论是回应客户的询问、处理投诉还是答复合作邀请，一份格式规范、内容得体的回复函都能够体现公司的专业形象和良好服务态度。本文将介绍回复函的基本格式，并提供一篇英文版的范文，以供参考。

回复函的格式

1. 信头（Letterhead）

信头通常包括公司名称、地址、联系电话、电子邮件以及公司Logo等。如果是个人名义发送的回信，则可以省略这部分内容。信头的设置可以让接收方一目了然地知道发件人的详细信息，增加信件的正式性和可信度。

例如：

ABC Company  
123 Main Street, City, State, ZIP Code  
Phone: 123-456-7890  
Email: contact@abccompany.com

2. 日期（Date）

写明回信的日期，通常置于信头的下方。日期应使用完整的年月日格式，比如“October 10, 2023”。

3. 收件人信息（Recipient’s Information）

在日期之后，紧接着写上收件人的姓名、职位、公司名称和地址等信息。如果不确定收件人的具体职位，可以用“Dear Sir/Madam”作为开头。

例如：

Mr. John Smith  
Marketing Manager  
XYZ Corporation  
456 Another Road, City, State, ZIP Code

4. 称呼（Salutation）

根据收件人的信息选择合适的称呼方式，如“Dear Mr. Smith”、“Dear Ms. Johnson”或“To Whom It May Concern”。

5. 正文（Body）

正文是回复函的核心部分，需要简洁明了地表达回复的内容。首先感谢对方的来信，然后针对具体问题进行回答或说明。最后可以加上一些礼貌用语结束信件。

6. 结尾问候语（Closing）

常用的结尾问候语有“Sincerely”，“Best regards”，“Kind regards”等。这些短语后面通常会加上签名者的名字和打印体形式的全名。

7. 附件（Enclosure）

如果有相关文件需要随信一起发送，应在信件末尾注明。例如：“Enclosure: Resume, Transcripts”。

英文版范文示例

[公司Logo]  
  
ABC Company  
123 Main Street, City, State, ZIP Code  
Phone: 123-456-7890  
Email: contact@abccompany.com  
October 10, 2023  
  
Mr. John Smith  
Marketing Manager  
XYZ Corporation  
456 Another Road, City, State, ZIP Code  
  
Dear Mr. Smith,  
  
Thank you for your letter dated October 5, 2023 regarding our recent collaboration on the marketing campaign. I appreciate your feedback about the project's progress and am pleased to hear that it has been meeting your expectations so far.  
  
In response to your inquiry about additional promotional materials, we have prepared a set of brochures and product samples which will be dispatched tomorrow morning through express delivery. You should receive them by the end of next week. Please let us know if there are any other specific requirements or concerns you may have moving forward.  
  
We value our partnership with XYZ Corporation and look forward to continuing this successful venture together. Should you require further assistance at any stage, please do not hesitate to contact me directly via email or phone.  
  
Best regards,  
  
Jane Doe  
Project Coordinator  
ABC Company

以上便是回复函的基本格式及一篇英文版的范文示例。希望能够帮助大家更好地理解和掌握如何撰写高质量的商务回复函。