在商业沟通中，情况说明函是一种常见的书面文件，用于对特定情况进行解释和阐述。本文将介绍情况说明函的基本格式以及提供一篇范文供参考。
情况说明函的格式
1. 信件头部
- 发件人地址：包括公司名称、部门、地址、城市、邮编、国家。
- 收件人地址：包括收件人的全名、职务、公司名、地址、城市、邮编、国家。
- 日期：书写信件的日期。
2. 称呼
通常使用“尊敬的 [收件人姓名或头衔]”作为开头。
3. 正文
- 引言段落：简要介绍写信目的和背景。
- 详细说明段落：详细描述具体情况及其原因、影响等。
- 解决方案段落：提出解决问题的方法或建议。
- 结尾段落：表达希望得到理解和支持，并表示愿意提供更多信息。
4. 结束语
常用“此致敬礼”、“顺祝商祺”等礼貌用语。
5. 签名
包括手写签名和打印姓名，有时还包括职位和联系信息。
6. 附件（如有）
列出所有随信附上的文件。
范文
[发件人公司LOGO]
上海市浦东新区张江高科技园区李冰路123号
ABC公司市场部
邮编: 200120
中国
[日期]
[收件人姓名]
[收件人职务]
[收件人公司名称]
[收件人地址]
[收件人城市, 邮编, 国家]
尊敬的 [收件人姓名],
我代表ABC公司就近期发生的关于产品交付延迟一事向您致以最诚挚的歉意，并希望通过此函说明相关情况。
我们了解到由于产品未能按时交付给您的公司，这可能已经影响了您的业务计划和客户满意度。请允许我对由此带来的不便表示深深的歉意。我们非常重视与贵公司的合作关系，并希望能够尽快解决这一问题。
经过内部调查，我们发现导致延期的主要原因是我们的供应商在生产过程中遇到了技术障碍，这直接影响了我们的生产进度。我们已经与供应商进行了紧急沟通，并制定了加快生产的方案。预计在接下来的两周内，所欠货物可以全部补充完毕并安排发货。
为了弥补这次延误给贵公司带来的损失，我们提议为本次订单提供10%的折扣，并将在未来的合作中给予优先考虑权。我们希望这些措施能得到您的理解和接受。
如果您有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我联系。我们期待继续与贵公司保持良好的合作关系，并承诺将采取一切必要措施避免类似情况再次发生。
再次感谢您的理解和支持。
敬上,
[手写签名]
[打印姓名]
[职位]
[联系电话]
[电子邮箱]
附件: 无
以上是一份标准的情况说明函格式及范文。在实际应用中，应根据具体情况调整内容和语气，以确保信息的准确传达和有效沟通。