在日常商业活动中，企业之间常常因为款项结算、合同执行等问题产生债务关系。当一方未能按时履行支付义务时，另一方可能需要通过发送催款告知函的方式提醒对方尽快清偿欠款。本文将提供一个简单有效的催款告知函格式范本，并对其进行解释说明。
催款告知函格式范本
[您的公司抬头]
地址：[公司地址]
电话：[联系电话]
邮编：[邮政编码]
网站：[公司网站]（如果适用）
日期：[撰写日期]
[收件人名称]
地址：[收件人地址]
尊敬的 [收件人姓名或称谓],
主题：关于账户 [具体金额] 元的催款通知
我们注意到截至 [最后付款期限]，贵司尚未支付发票号为 [发票编号] 的账款，总计 [具体金额] 元人民币。根据我们之间签订的合同/协议条款，此笔款项应于 [约定付款日期] 前付清。
请理解，及时的款项结清对于维护良好的业务关系至关重要。因此，我们恳请贵司能够重视此事，并于收到此函后 [给出一个合理的期限，例如7个工作日内] 完成上述款项的支付。若在此期限内未能收到相关款项，我们将不得不采取进一步措施以确保我们的权益得到保障。
为了避免不必要的误解和纠纷，请贵司在处理此事时与我们直接联系。如果有任何疑问或需要讨论付款安排，欢迎随时通过电话 [联系电话] 或电子邮件 [电子邮箱地址] 与我们沟通。
感谢您对此事的关注与合作。期待您的积极回应，并希望我们能继续保持良好的合作关系。
此致
敬礼！
[您的姓名] [您的职位] [您的公司名称]
解析说明
- 开头部分：包括发信人的联系方式以及收件人的详细信息，确保双方都清楚身份及联系方法。
- 正文内容：首先明确指出未支付的具体金额和相关账单信息；接着提醒对方按照合同规定的时间进行支付；然后礼貌地请求对方在一定时间内完成支付，并暗示如果不按时支付可能会采取进一步行动；最后提供联系方式以便对方咨询或协商解决方案。
- 结尾部分：再次强调希望通过友好方式解决问题的愿望，并表示感谢对方对此事的关注。
使用这种格式撰写催款告知函不仅体现了专业性，也有助于促进双方有效沟通，尽快解决问题。当然，在实际应用中还需根据具体情况适当调整语言风格和具体内容。