在商务、学术或其他正式场合中，确认函是一种常见的书面沟通方式，用于确认双方达成的协议、收到的文件或信息等。一个规范的确认函不仅能够体现发件人的专业性，还能有效避免后续的误解和纠纷。下面，我们将通过一些范文和图片来详细介绍确认函的标准格式及其应用。
确认函的基本格式
- 标题：通常位于页面顶端中央，如“会议安排确认函”。
- 称呼：根据收件人的身份选择适当的称呼，例如“尊敬的XX先生/女士”。
- 正文：开头简短寒暄后直接进入主题，清晰准确地说明需要确认的内容；如果是回复性质的确认函，则应先提及原信件或对话的背景。
- 结尾：表达感谢之情，并表示期待对方的回复。
- 落款：包括发件人姓名、职位（如果适用）、联系方式以及发送日期。
- 附件：如果有相关的文件或者其他重要信息作为补充材料，可以在邮件中提及并附上链接或直接添加至邮件内。
确认函范文示例
示例一：项目启动会议确认函
[公司LOGO]
[公司名称]
[地址]
[邮编]
[电话]
[电子邮箱]
[网址]
[日期]
尊敬的王经理，
您好！
关于我们即将于下周一（具体日期）举行的[项目名称]启动会议，现向您发出正式邀请。本次会议旨在讨论项目初步规划、团队成员分工及相关支持事项。请您携带相关资料准时参加。
- 会议时间：上午9:00 - 12:00
- 地点：[详细地址]
- 主要议题：
- 项目概况介绍
- 团队组建与职责分配
- 资源需求评估
- 后续工作计划制定
感谢您对我们工作的支持！如有任何疑问，请随时联系我。期待您的光临！
此致
敬礼
[您的名字]
[您的职位]
[联系电话]
[电子邮件]
示例二：收到付款后的确认函
[公司LOGO]
[公司名称]
[地址]
[邮编]
[电话]
[电子邮箱]
[网址]
[日期]
尊敬的李先生/女士，
非常高兴地通知您，我们已经成功收到了您于[具体日期]支付的款项共计人民币[金额]元。该笔资金将用于处理您所订购的商品/服务事宜。预计最迟在[完成时间]之前完成所有准备工作并安排发货/提供服务。
再次感谢您的信任与支持！若有任何问题或需要进一步帮助的地方，请随时告知。
祝好，
[您的名字]
[您的职位]
[联系电话]
[电子邮件]
以上仅为两种常见类型的确认函模板，具体内容需根据实际情况进行调整。希望这些例子能帮助到正在准备此类文档的您。记得在使用前仔细检查每一个细节，确保无误后再行发送哦！