在日常生活和工作中，我们经常需要通过书面形式向别人传达信息。告知函作为一种正式的通知方式，其格式和内容尤为重要。以下是一份告知函的格式范文，供大家参考。
[单位名称]
[地址]
[邮编]
[联系电话]
[日期]
致 [收件人姓名/单位名称]
尊敬的 [先生/女士]：
您好！
感谢您对我们单位的支持与配合。为了进一步提升服务质量，我单位计划于 [具体日期] 进行系统升级，届时部分服务可能会受到影响。现将有关事项告知如下：
- 系统升级时间：[具体日期] 00:00 至 [结束日期] 24:00。
- 影响范围：此次升级将影响以下服务：[具体服务列表]。
- 注意事项：请在以上时间段内尽量避免使用相关服务，以免造成不必要的麻烦。如有紧急事项，请联系我们的客服热线 [联系电话]。
- 恢复服务：系统升级完成后，我们将尽快恢复正常服务，并通过公告形式通知大家。
对于因系统升级给您带来的不便，我们深表歉意。如有任何疑问或需要帮助，请随时与我们联系。再次感谢您的理解与支持。
此致
敬礼！
[单位名称]
[联系人]
[联系电话]
[电子邮箱]
以上是告知函的格式范文，大家可以根据实际情况进行调整和使用。希望对您有所帮助。