引言
退租申请书是公司在租赁合同期满或提前终止租赁关系时，向房东正式提出解除合同关系的书面申请。一份规范的退租申请书可以帮助双方明确责任，避免不必要的纠纷。本文将详细介绍如何撰写公司退租申请书，提供范文示例，并解释其中的关键点。
一、退租申请书的基本格式
退租申请书应包含以下几个部分：
- 标题：居中写明“退租申请书”。
- 称呼：顶格书写房东或物业管理公司的全名，如“尊敬的XX公司/先生/女士”。
- 正文：包括退租原因、退租时间、相关费用结算等内容。
- 结尾：表达感谢和希望对方理解的意愿。
- 落款：写明公司名称、日期及联系方式。
二、具体写作步骤
1. 标题
- 示例：退租申请书
2. 称呼
- 示例：尊敬的XX公司/先生/女士（房东的名字）
3. 正文
3.1 开头部分
简单说明写信目的，即申请解除租赁合同。
- 示例：您好！因我公司业务调整，现特此申请于XXXX年XX月XX日解除与贵方签订的位于XX地址的租赁合同。
3.2 主体部分
详细说明退租的原因以及具体的退租日期。如果有特殊情况需要提前搬离，也应在此部分说明。
- 示例：由于近期市场环境变化，导致我司经营状况不佳，决定关闭位于上述地址的办公地点。因此，恳请贵方同意自XXXX年XX月XX日起终止租赁关系。在此期间，我司将积极配合完成所有交接手续，并保证不影响贵方后续招租工作。
3.3 结算部分
列出需清算的各项费用，如租金、水电费等，并承诺按时支付任何应付款项。
- 示例：根据合同约定，截至XXXX年XX月XX日止，我司尚欠租金共计人民币XX元整；水电及其他杂费共计人民币XX元整。以上金额我司将于收到本函后三日内全额支付至指定账户。同时，对于已缴纳但尚未消耗完的服务（如宽带），我司愿意按照实际使用情况折算后返还相应款项。
4. 结尾
对房东表示感谢，并希望得到理解和支持。
- 示例：感谢您在过去一年里给予的支持与帮助。希望您能够体谅我方当前面临的困难，并尽快回复确认此次退租事宜。若有任何疑问或需要进一步沟通之处，欢迎随时联系我们。
5. 落款
注明公司全称、联系人信息及发送日期。
- 示例：此致
敬礼！
[公司名称]
[联系电话]
[电子邮箱]
[日期]
三、注意事项
- 确保内容准确无误，尤其是涉及金钱数额的部分。
- 语气要诚恳礼貌，即使存在分歧也应保持冷静客观的态度。
- 发送前最好让律师审核一遍，确保符合法律规定且不会损害自身权益。
- 如果可能的话，最好能面谈解决问题，这样更有利于增进相互理解和信任。
结语
通过上述指导，相信您可以顺利地编写出一份既专业又人性化的退租申请书。记得在整个过程中都要保持积极沟通的态度，争取以和平友好的方式结束这段租赁关系。祝您一切顺利！